FUNCIONES DE LOS INVENTARIOS

¿Qué son los inventarios?

El manejo de inventarios es una parte clave para el éxito de la gestión empresarial.

Se entiende por inventario los recursos materiales que tiene la empresa almacenados ya sea para ser utilizados en el proceso de producción como producto terminado. Pueden incluir: materias primas, partes, producto parcialmente terminado,  producto terminado, partes de reemplazo, herramientas, consumibles y bienes en tránsito a empresas o clientes.

La gestión de los inventarios  es una de las actividades clave de la dirección de las empresas industriales.  La optimización del nivel de inventarios es un tema que se ha estudiado a profundidad y sobre el cual existen muchos modelos.

FUNCIONES DE LOS INVENTARIOS

En realidad algunos inventarios son inevitables. Todo o cuando menos una parte del inventario de manufactura en proceso es inevitable. Al momento de llevar a cabo el recuento del inventario, parte de él estará en las máquinas otra parte estará en la fase de traslado de una máquina a otra, o en tránsito del almacén de materias primas a la línea de producción o de esta al almacén de artículos terminados. Si vamos a tener producción es inevitable tener inventarios en proceso. Sin embargo, frecuentemente podemos minimizar este inventario mediante una mejor programación de la producción, o bien mediante una organización más eficiente de la línea de producción, o bien mediante una organización más eficiente de la línea de producción. Como una alternativa, podríamos pensar en subcontratar parte del trabajo, de tal manera que la carga de llevar dicho inventario en proceso fuera para el subcontratista. En ocasiones conviene acumular inventario en proceso para evitar problemas relacionados con la programación y planeación de la producción. Si se trata de una política bien pensada, está bien; sin embargo frecuentemente resulta ser un camino fácil para obviar una tarea difícil.

El resto del inventario que se tenga en accesorios, materias primas, artículos en proceso y artículos terminados simplemente se mantiene por una razón básica. Principalmente se tiene inventarios porque nos permite realizar las funciones de compras, producción y ventas a distintos niveles.

¿Qué areas de la empresa participan en la gestión de inventarios?

Diversas áreas de la empresa participan en la gestión de inventarios. Por ejemplo el área financiera por un lado busca disminuir el volumen de inventarios, ya que se trata de material que tiene un costo poseer y almacenar. Tan solo el espacio que ocupa el inventario representa un costo para la empresa.  A eso se le debe sumar los costos de administración, seguros, protección, iluminación, limpieza, etc.

Por otro lado, hay razones financieras para  tener un volumen de inventarios más alto. Por ejemplo, cuando se compran lotes mayores es posible negociar mejor el precio de compra.  Desde el punto de vista de producción, es deseable siempre tener inventario disponible para la producción. Un alto en la producción por falta de materia prima es costoso y complicado. En algunos procesos industriales es sumamente caro parar la producción.  En otros procesos, por ejemplo en la industria del plástico, es indispensable que la materia prima siempre tenga la misma calidad. Por lo tanto el área de producción está interesada en adquirir la mayor cantidad de materia prima del mismo lote, de forma que sus propiedades sean uniformes.

Desde el punto de vista de ventas, es conveniente tener un inventario sobrado de producto terminado. De esa forma siempre habrá producto para vender.  Si se cierra una venta y no hay producto listo la venta se podría perder.

Para el área financiera no es deseable tener producto terminado sin vender. Es dinero en forma de producto almacenado que no está generando nada.

En resumen, la optimización del inventario es un proceso complicado multifactorial y cuyas principales variables no están en las manos de la empresa, ya que la demanda del producto no es totalmente previsible.

Funciones de los inventarios

La acumulación de inventarios en niveles más o menos altos es necesaria para que los sistemas de producción tengan un buen funcionamiento en la empresa.  Para ello es necesario conocer cómo funciona cada uno de los inventarios. 

Inventario de tránsito

Cuando el productor está separado de los proveedores y clientes de manera geográfica. El transporte de los productos es muy importante y se requiere de un tiempo preciso para ello, por eso debe de haber productos en almacén de los cuales se pueda disponer para reponer los que están por llegar a su destino. Como este proceso requiere de tiempo puede haber la posibilidad de los inventarios de tránsito tengan un volumen considerable. 

Inventario de seguridad

Al no cumplirse la mayoría de previsiones, las empresas buscan protegerse ante estas variaciones que se pueden presentar y que no se controlan por medio de inventarios. Estos inventarios que cubren riesgos son los inventarios de seguridad. 

Inventario de especulación

Se originan con tiempo ante una variación que se espera de la demanda en el suministro y sobre todo en el precio de una materia prima. La empresa crea estos inventarios adelantándose a los hechos. 

Inventarios estacionales

Las ventas de ciertos productos pueden presentar variaciones estacionales, es decir que solo en determinado tiempo del año se produce y se vende. Si los productos se pueden conservar en almacenaje para adelantarse a la demanda de necesidades se realizan los inventarios estacionales que ayudan  a contra restar la demanda que se pudiera presentar en un periodo del año. 

Inventarios de aislamiento 

En este caso si dos fases de la producción operan de tal manera que la primera proporciona algún componente a la segunda y si la primera tuviera algún  inconveniente pudiera afectar con parar la producción a la segunda. Para evitar esto se crea un inventario intermedio que pueda aislar los dos subsistemas de producción, de esta manera si el primero falla ya no perjudica al segundo que puede continuar con su producción sin problema. 

Las decisiones sobre los inventarios

La mayoría de las materias primas no siempre se encuentran disponibles de manera precisa o inmediata, por lo que si el plazo de entrega  o fabricación excede el tiempo en el que la empresa se ha comprometido a entregar el producto, no quedará más que adquirir las materias primas antes de que se pueda predecir la cantidad y precisar el producto. 

La Previsión de inventarios

La previsión de inventarios consiste en tratar de estimar la demanda del producto terminado, tal que los inventarios sean suficientes para atender dicha demanda.

Cuando se realiza una previsión de las necesidades regularmente se corren dos riesgos: 

• Incurrir en una previsión por exceso (invirtiendo en exceso con el riesgo financiero y el del deterioro de la mercancía  entre otros)

• Incurrir en una previsión por defecto (pérdida de la imagen comercial del producto por falta del mismo, pérdida del cliente, entre otros).

Las técnicas de la previsión se clasifican en dos grupos: 

1. Análisis de series temporales. La historia pasada sirve como modelo de lo que puede esperarse en el futuro, se apoya en usar la estadística para analizar la estructura  que se tiene a partir de lo que se ha observado del pasado, con proyección al futuro. 

2. Previsión de la demanda. Se basa en la previsión de la demanda por medio de variables que se relacionan con el producto, tanto dentro como fuera de la empresa.. 

Para que se dé el éxito en la gestión del manejo de inventarios es muy importante la unificación entre las diferentes áreas de la empresa, marketing, comercial, finanzas, producción, compras.