INVENTARIOS

Los costos de inventario son los costos relacionados con el almacenamiento y el mantenimiento del inventario durante un determinado período de tiempo. Generalmente, los costos de inventario se describen como un porcentaje del valor de inventario (inventario promedio anual; es decir, para un minorista, el promedio de bienes comprados a sus proveedores durante un año) en base anualizada. Estos costos varían significativamente según el sector comercial, pero son siempre bastante altos. Normalmente, se acepta que los costos de almacenamiento por sí solos representen el 25 % del valor de inventario disponible.

Para los minoristas y los mayoristas, así como para los propietarios del comercio, el inventario es generalmente el mayor activo, así como el mayor generador de gastos. La evaluación de los costes de inventario es, por lo tanto, esencial, y tiene repercusiones en las finanzas de la compañía, así como en su gestión. Ayuda a las compañías a determinar cuánto beneficio pueden obtener del inventario, de qué modo pueden reducir los costes, dónde se pueden realizar cambios, qué proveedores o qué artículos se deben elegir, cómo se debe asignar el capital, etc.

Dificultades para evaluar correctamente los costes de inventario

Constantemente observamos que muchas compañías no saben con exactitud cuáles son los costes totales vinculados con su inventario. Lo que es peor, muchas compañías se apoyan en la falsa premisa de que una contabilidad regular les da una estima razonable de los costes de su inventario.

En primer lugar, la medición del coste de inventario es, en sí misma, un problema complicado. Existen varios sistemas alternativos de contabilidad de costes que pueden resultar válidos para algunos fines, al tiempo que resultan inadecuados o peligrosos para otros (cf. Edward A. Silver, David F. Pyke y Rein Peterson,). Además, no siempre es ni posible ni económico hacer un seguimiento de todos los costes, o dividirlos y asignarlos en forma adecuada. Para comenzar a evaluar los costes de inventario, es preciso entender que los números relevantes no siempre aparecen en los registros de contabilidad convencionales, y que, cuando parece que sí lo hacen, aún es preciso ser cuidadoso con el conjunto de reglas y las suposiciones que se utilizan para elaborar esos números. Por ejemplo, al momento de combinar los diferentes costes, es necesario asegurarse de que los elementos estén expresados en modo coherente como cifras antes de impuestos o cifras después de impuestos, pero no como una mezcla de ambas.

En segundo lugar, el verdadero coste de inventario simplemente implica muchos elementos y va más allá del coste de bienes vendidos o de materias primas. Enseguida vienen a la mente los gastos de gestión y de mantenimiento, pero no se termina allí. Hay que agregar a eso los seguros, los intereses, la merma, etc. La lista es bastante larga.  

Si bien intentaremos dar algunas estimas generales de algunos de estos, el lector deberá recordar que cada uno de estos costes directamente del sector comercial específico y de las políticas y las decisiones de gestión (ej.: la decisión de utilizar proveedores de servicios terceros o de aplicar una política de inventario justo a tiempo, etc.).

Categorización de costes de inventario

Una vez más, si bien en la literatura pueden hallarse muchos puntos comunes, las categorías y subcategorías de inventario fluctúan y se superponen, o se designan con nombres diferentes. No pretendemos exponer a continuación la clasificación correcta, sino simplemente una que, con suerte, pueda tener sentido (nuevamente, concentrándonos en el comercio) y pueda ser útil para que los encargados tengan una idea acabada de los costes del inventario.

Los costes de inventario se dividen en 3 categorías principales:

•Costes de ordenamiento (también llamados costes de preparación);

•Costes de almacenamiento (también llamados costes de tenencia);

•Costes de faltas de existencias (también llamados costes de escasez).

Definimos brevemente estos conceptos pero, entre esas tres categorías, los costes de almacenamiento se ganan casi toda nuestra atención.

Más detalles: Existen otras clasificaciones, algunas de ellas más relevantes para los fabricantes. Por ejemplo, Mary Lu Harding (ver Referencias nro. 1 más abajo) adopta una perspectiva diferente, con categorías como coste de no entrega, coste de no calidad, costes relacionados con el uso, etc., adecuadas principalmente para el procesamiento comercial de materias primas, y útiles para determinar cómo seleccionar a los proveedores de materias primas.

Costes de ordenamiento

El coste de ordenamiento (también llamado coste de preparación, en el sector de los fabricantes), o el coste de reabastecimiento de inventario, cubre la fricción creada por las órdenes mismas, es decir, los costes en que se incurre cada vez que se realiza una orden. Estos costes se pueden dividir en dos partes: •El coste del proceso de ordenamiento en sí mismo: puede considerarse un coste fijo, independiente de la cantidad de unidades ordenada. Generalmente incluye las tarifas de la realización de la orden y los costes administrativos relacionados con la facturación, la contabilidad o la comunicación. Para actividades comerciales grandes, en especial para los minoristas, esto puede reducirse al coste amortizado del sistema EDI (intercambio electrónico de datos), que permite reducir significativamente los costes del proceso de ordenamiento (a veces, de varias órdenes de magnitud).

•Los costes de logística entrante, relacionados con el transporte y la recepción (descarga e inspección). Esos costes son variables. Luego, el coste de envío del proveedor depende del volumen total ordenado, lo que a veces produce variaciones importantes en el coste por unidad de la orden.

No es fácil elaborar siquiera una estima aproximada del coste de ordenamiento, ya que incluye elementos que son específicos del sector comercial e incluso específicos del producto: los proveedores pueden ser locales o extranjeros, pueden tener reglas de entrega solo por palé en lugar de por unidad, o solo cuando se ordena una determinada cantidad de productos, y, además, pueden ofrecer descuentos por volumen, etc.

Existen formas de minimizar estos costes; más precisamente, de determinar la relación adecuada entre costes de almacenamiento y descuentos por volumen, equilibrando de este modo el coste de ordenar demasiado con el coste de ordenar demasiado poco (básicamente, un inventario más pequeño en general lleva a más órdenes, lo que se traduce en mayores costes de ordenamiento, pero también implica menos costes de almacenamiento). Esto generalmente se logra mediante el cálculo de la cantidad económica de la orden (EOQ). Sin entrar en detalles, agreguemos simplemente el siguiente recordatorio: si bien en la literatura aparece generalmente un modo clásico para calcular la EOQ con la fórmula Wilson, esta fórmula en particular —que data de 1913— es una solución poco eficaz para los minoristas, principalmente porque supone que el coste de ordenamiento es plano. No obstante, es posible determinar cantidades de orden óptimas elaborando una función de coste que tenga en cuenta descuentos por volumen, como se explica en nuestro artículo.

Costes de almacenamiento

Los costes de almacenamiento son esenciales para un punto de vista estático del inventario; es decir, al concentrarse en el impacto de tener más o menos inventario, independientemente del flujo de inventario.

Una vez más, la clasificación varía en la literatura; la categorización que proponemos es la siguiente:

•Costes de capital (o cargos financieros)

•Costes de espacio de almacenamiento

•Costes de servicios de inventario

•Costes de riesgo de inventario

Costes de capital

Es el componente más grande entre los costes de almacenamiento de inventario. Incluye todo lo relacionado con la inversión, los intereses sobre el capital de trabajo y el costo de oportunidad del dinero invertido en el inventario (en lugar de en títulos del tesoro, fondos de inversión, etc.). Determinar los costes de capital puede ser más o menos complicado según la actividad comercial. Es posible, no obstante, dar algunas reglas básicas: es importante entender cuál es la parte financiada externamente y cuál la parte financiada mediante flujo de caja interno; y es igual de importante evaluar el riesgo de inventario en la propia actividad.