Los costos de inventario son los costos relacionados con el
almacenamiento y el mantenimiento del inventario durante un determinado período
de tiempo. Generalmente, los costos de inventario se describen como un
porcentaje del valor de inventario (inventario promedio anual; es decir, para
un minorista, el promedio de bienes comprados a sus proveedores durante un año)
en base anualizada. Estos costos varían significativamente según el sector
comercial, pero son siempre bastante altos. Normalmente, se acepta que los costos
de almacenamiento por sí solos representen el 25 % del valor de inventario
disponible.
Para los minoristas y los mayoristas, así como para los
propietarios del comercio, el inventario es generalmente el mayor activo, así
como el mayor generador de gastos. La evaluación de los costes de inventario
es, por lo tanto, esencial, y tiene repercusiones en las finanzas de la
compañía, así como en su gestión. Ayuda a las compañías a determinar cuánto
beneficio pueden obtener del inventario, de qué modo pueden reducir los costes,
dónde se pueden realizar cambios, qué proveedores o qué artículos se deben
elegir, cómo se debe asignar el capital, etc.
Dificultades para evaluar correctamente los costes de
inventario
Constantemente observamos que muchas compañías no saben con
exactitud cuáles son los costes totales vinculados con su inventario. Lo que es
peor, muchas compañías se apoyan en la falsa premisa de que una contabilidad
regular les da una estima razonable de los costes de su inventario.
En primer lugar, la medición del coste de inventario es, en
sí misma, un problema complicado. Existen varios sistemas alternativos de
contabilidad de costes que pueden resultar válidos para algunos fines, al
tiempo que resultan inadecuados o peligrosos para otros (cf. Edward A. Silver,
David F. Pyke y Rein Peterson,). Además, no siempre es ni posible ni económico
hacer un seguimiento de todos los costes, o dividirlos y asignarlos en forma
adecuada. Para comenzar a evaluar los costes de inventario, es preciso entender
que los números relevantes no siempre aparecen en los registros de contabilidad
convencionales, y que, cuando parece que sí lo hacen, aún es preciso ser
cuidadoso con el conjunto de reglas y las suposiciones que se utilizan para
elaborar esos números. Por ejemplo, al momento de combinar los diferentes
costes, es necesario asegurarse de que los elementos estén expresados en modo
coherente como cifras antes de impuestos o cifras después de impuestos, pero no
como una mezcla de ambas.
En segundo lugar, el verdadero coste de inventario
simplemente implica muchos elementos y va más allá del coste de bienes vendidos
o de materias primas. Enseguida vienen a la mente los gastos de gestión y de
mantenimiento, pero no se termina allí. Hay que agregar a eso los seguros, los
intereses, la merma, etc. La lista es bastante larga.
Si bien intentaremos dar algunas estimas generales de
algunos de estos, el lector deberá recordar que cada uno de estos costes
directamente del sector comercial específico y de las políticas y las
decisiones de gestión (ej.: la decisión de utilizar proveedores de servicios
terceros o de aplicar una política de inventario justo a tiempo, etc.).
Categorización de costes de inventario
Una vez más, si bien en la literatura pueden hallarse muchos
puntos comunes, las categorías y subcategorías de inventario fluctúan y se
superponen, o se designan con nombres diferentes. No pretendemos exponer a
continuación la clasificación correcta, sino simplemente una que, con suerte,
pueda tener sentido (nuevamente, concentrándonos en el comercio) y pueda ser
útil para que los encargados tengan una idea acabada de los costes del
inventario.
Los costes de inventario se dividen en 3 categorías
principales:
•Costes de ordenamiento (también llamados costes de
preparación);
•Costes de almacenamiento (también llamados costes de
tenencia);
•Costes de faltas de existencias (también llamados costes de
escasez).
Definimos brevemente estos conceptos pero, entre esas tres
categorías, los costes de almacenamiento se ganan casi toda nuestra atención.
Más detalles: Existen otras clasificaciones, algunas de
ellas más relevantes para los fabricantes. Por ejemplo, Mary Lu Harding (ver
Referencias nro. 1 más abajo) adopta una perspectiva diferente, con categorías
como coste de no entrega, coste de no calidad, costes relacionados con el uso,
etc., adecuadas principalmente para el procesamiento comercial de materias
primas, y útiles para determinar cómo seleccionar a los proveedores de materias
primas.
Costes de ordenamiento
El coste de ordenamiento (también llamado coste de
preparación, en el sector de los fabricantes), o el coste de reabastecimiento
de inventario, cubre la fricción creada por las órdenes mismas, es decir, los
costes en que se incurre cada vez que se realiza una orden. Estos costes se
pueden dividir en dos partes: •El coste del proceso de ordenamiento en sí
mismo: puede considerarse un coste fijo, independiente de la cantidad de
unidades ordenada. Generalmente incluye las tarifas de la realización de la
orden y los costes administrativos relacionados con la facturación, la
contabilidad o la comunicación. Para actividades comerciales grandes, en
especial para los minoristas, esto puede reducirse al coste amortizado del
sistema EDI (intercambio electrónico de datos), que permite reducir
significativamente los costes del proceso de ordenamiento (a veces, de varias
órdenes de magnitud).
•Los costes de logística entrante, relacionados con el
transporte y la recepción (descarga e inspección). Esos costes son variables.
Luego, el coste de envío del proveedor depende del volumen total ordenado, lo
que a veces produce variaciones importantes en el coste por unidad de la orden.
No es fácil elaborar siquiera una estima aproximada del
coste de ordenamiento, ya que incluye elementos que son específicos del sector
comercial e incluso específicos del producto: los proveedores pueden ser
locales o extranjeros, pueden tener reglas de entrega solo por palé en lugar de
por unidad, o solo cuando se ordena una determinada cantidad de productos, y,
además, pueden ofrecer descuentos por volumen, etc.
Existen formas de minimizar estos costes; más precisamente,
de determinar la relación adecuada entre costes de almacenamiento y descuentos
por volumen, equilibrando de este modo el coste de ordenar demasiado con el
coste de ordenar demasiado poco (básicamente, un inventario más pequeño en
general lleva a más órdenes, lo que se traduce en mayores costes de
ordenamiento, pero también implica menos costes de almacenamiento). Esto
generalmente se logra mediante el cálculo de la cantidad económica de la orden (EOQ).
Sin entrar en detalles, agreguemos simplemente el siguiente recordatorio: si
bien en la literatura aparece generalmente un modo clásico para calcular la EOQ
con la fórmula Wilson, esta fórmula en particular —que data de 1913— es una
solución poco eficaz para los minoristas, principalmente porque supone que el
coste de ordenamiento es plano. No obstante, es posible determinar cantidades
de orden óptimas elaborando una función de coste que tenga en cuenta descuentos
por volumen, como se explica en nuestro artículo.
Costes de almacenamiento
Los costes de almacenamiento son esenciales para un punto de
vista estático del inventario; es decir, al concentrarse en el impacto de tener
más o menos inventario, independientemente del flujo de inventario.
Una vez más, la clasificación varía en la literatura; la
categorización que proponemos es la siguiente:
•Costes de capital (o cargos financieros)
•Costes de espacio de almacenamiento
•Costes de servicios de inventario
•Costes de riesgo de inventario
Costes de capital
Es el componente más grande entre los costes de
almacenamiento de inventario. Incluye todo lo relacionado con la inversión, los
intereses sobre el capital de trabajo y el costo de oportunidad del dinero
invertido en el inventario (en lugar de en títulos del tesoro, fondos de
inversión, etc.). Determinar los costes de capital puede ser más o menos
complicado según la actividad comercial. Es posible, no obstante, dar algunas
reglas básicas: es importante entender cuál es la parte financiada externamente
y cuál la parte financiada mediante flujo de caja interno; y es igual de
importante evaluar el riesgo de inventario en la propia actividad.
